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dimanche 15 septembre 2013

Recrutement 2.0 : Gestion des candidatures avec Google apps




Comme le dit si bien François de Boutray PDG de kioskemploi : “En matière d’applications logicielles de ressources humaines, les DRH sont fréquemment confrontés à un débat récurrent entre le choix d’une application généraliste SIRH (intégrant par exemple la paye, la formation et le recrutement) et des solutions « Best of Breed » (littéralement le meilleur dans sa catégorie) mais qui n’offrent pas la continuité du service sur l’ensemble du parcours du collaborateur)”, je me permettrai d’ajouter à ce débat toutes les entreprises (TPE et PME) qui ne font ni le choix de l’un ni le choix de l’autre.

En effet, si vous êtes une entreprise de taille importante et que vous avez à réaliser de nombreux recrutements mieux vaudra vous lancer dans une solution payante de gestion de candidatures (gestion du recrutement, CVthèque, suivi des candidatures, analyse de CV, gestion des compétences, capture CV sur internet…). La plupart des solutions permettent une indexation automatique des CV dans leur base de données, la traçabilité, le partage de l'information, le suivi statistique et la recherche multicritères (mots des commentaires et des documents .doc, .docx, .rtf et .pdf indexés par les recruteurs). 

Mais la plupart de ces solutions sont payantes et peu adaptées aux TPE / PME n’ayant que peu d'offres et/ou de candidats. Or elles sont de plus en plus nombreuses à passer à des solutions bureautiques en ligne tel que Google apps. Pourquoi dès lors ne pas leur développer une offre en lien avec leurs outils déjà existants. Je m’étonne et déplore d’ailleurs, pour en avoir accompagnées certaines, qu’elles se forment essentiellement à l’usage de la messagerie “Gmail” alors qu'il y aurait tant à consolider avec leurs équipes !

Pourtant “l’univers” des métiers ou la gestion de projet peuvent être consolidés à travers les nombreux outils à disposition “Google site, Google doc, Google+...”. C’est ce que j’ai réalisé dernièrement pour un de mes clients ayant Google apps et qui souhaitait optimiser sa gestion des candidatures sans pour autant installer une application tierce. Je lui avait tout d’abord parlé de Doyoubuzz connect simple et facile à installer. Mais il lui manquait des routines et des fonctions propres à une solution plus complète de gestion des candidatures. J’ai donc procédé par étape pour lui créer une gestion des candidatures en utilisant principalement les produits “Google Apps” (voir schéma des outils et fonctions)


Etape 1- Rédaction et diffusion de l’’offre d’emploi

Il travaillait sur MS office (Word) pour rédiger ses offres. Dans un premier temps je lui ai proposé de transformer ses offres en format Google doc puis de passer par la fonction “publier sur le web” pour avoir un document à faire suivre sur les Jobboards (portail d’emploi) ou sur les réseaux sociaux (google+, Viadeo, linkedin…).Par la suite nous avons convenu de passer par le format tableur de Google Drive : “Spreadsheet” plus intéressant pour renseigner une offre à partir de menu déroulant pré-enregistré (Nom du poste, références,, rôle et responsabilité, date d’ouverture du poste, type de poste, lieu, compétences spécifiques, expérience professionnelle, fourchette de salaire…). De la même manière, se format peut être transformé en version “publier sur le web”. Nous nous sommes également servi de l’intranet réalisé en Google site pour faire passer les offres en interne en ouvrant une page dédiée sur laquelle nous invitions les salariés à s’abonner aux mises à jour pour recevoir automatiquement les nouvelles offres.

Etape 2- Réponse automatique aux candidats

Un des points important était de pouvoir répondre de manière “intelligente” aux candidats sans pour autant que cela devienne chronophage. Pour cela, nous avons utilisé plusieurs fonctions de “Gmail” : les libellés, les sous-libellés, les filtres, les réponses standardisées ainsi que l’outil formulaire dans Google drive. Par exemple, la référence de l’offre ou le nom du poste permis que le CV et la lettre de motivation soit automatiquement associés aux libellés “poste 1”. Par la suite, le dirigeant devait associer manuellement un sous-libellé de niveau selon l’adéquation du candidat avec le poste. Trois niveaux ont été gardé :

- Niveau 1 : Un filtre permettait une fois le CV associé au libellé de niveau 1 d’envoyer un formulaire (lien raccourci avec goo.gl pour le suivi) de complément d’information concernant les compétences et expériences du candidats

- Niveau 2 : Un filtre permettait une fois le CV associé au libellé de niveau 2 d’envoyer automatiquement un mail au candidat lui indiquant que sa candidature était étudiée mais sans nouvelle de l'entreprise d’ici deux mois il devait considérer ne pas avoir été retenu

- Niveau 3 : Un filtre permettait une fois le CV associé au libellé de niveau 3 d’envoyer automatiquement un mail au candidat lui indiquant qu’il ne correspondait pas aux attentes du poste.



Etape 3- Création d’une Cvthèque sur Google drive

La plupart des solutions offre une CVthèque ainsi que la possibilité de faire du sourcing. Or la fonction recherche dans Google drive est assez performante pour une recherche sémantique (même dans du PDF) et pour la création de libellé à la manière de Gmail. Pour l’archivage des pièces jointes ainsi que du corps du message (comprenant de plus la lettre de motivation) j’avais au départ pensé à la solution IFTTT (Gmail vers Drive) mais le résultat n’était pas probant. Nous avons donc opté pour un script qui nous a permis d’archiver l’ensemble (message et pièce jointe en format PDF) tout en éditant un tableur de suivi des offres (le must !)




Etape 4- Communication et marque employeur

Une fois l’offre lancée et l’ensemble des filtres activés mon client était finalement satisfait de pouvoir se dire que d’une “certaine manière” il gérait mieux sa marque employeur à travers la gestion des retours. Je lui ai proposé à titre expérimental d'aller plus loin et de lancer un Hangout à l’issue de la première étape de sélection histoire de présenter à l’ensemble des candidats retenu son entreprise et le poste. En effet, cette étape prenait une part trop importante lors des entretiens individuels en grande partie parce que le dirigeant était plus à l'aise en parlant de son entreprise que de questionner la personne en face de lui. Je lui ai même conseillé d’activer la fonction on air histoire d’avoir une vidéo par la suite qu’il pourra communiquer autour de lui.


En conclusion, loin de moi l’idée qu’une solution sur Goolge apps puisse totalement remplacer les solutions offerte par des spécialistes (voir liste en fin d’article). Elle a au moins le mérite de montrer qu’avec un peu de conseil et d’accompagnement la plupart des entreprises déjà équipées de Google apps peuvent sous certaines conditions (nombre d’offres dans l’année, nombre de candidats, organisation de l’entreprise…) exploiter au mieux l’ensemble des produits Google apps.


Lien vers des solutions gestion de recrutement / candidature :

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